10 astuces pour une meilleure organisation et productivité

En cumulant un contrat de 39h, le blog, les Naturalistas, un peu de freelance, ma vie sociale et familiale, le sport, mes petits moments à moi et le rangement de mon appart, j’ai développé quelques techniques pour rester organisée et productive au fil du temps. Je me suis dit que certaines de ces astuces pourraient vous être utiles, alors si vous cherchez à être plus productif et organisé, vous êtes au bon endroit ! 🙂

Voici deux versions de moi à différents âges.

A 17 ans ma vie est réglée comme du papier à musique : je rentre de l’école à 17h30 et je travaille mes cours de 18 à 20h. Mon programme est hyper « contrôlé », je met des créneaux horaires en face de chaque devoir à faire. Si ce type d’organisation est digne d’une control freak, l’année de mes 17 ans a été la meilleure en terme de productivité et de résultats. Je cumulais les cours, la classe euro, des cours d’anglais renforcé, 2 activités extra scolaires (gym et théâtre) et les meilleures notes de toute ma scolarité.

A 24 ans le temps m’échappe : j’oublie plein d’anniversaires, je cumule les posts its et les to do lists éparpillées, j’ai l’impression d’être surmenée, je suis fatiguée et je n’atteins pas mes objectifs. Ca c’était avant de lire le livre de Jess Sanders qui m’a reboostée. Depuis, mon agenda ne me quitte plus, et même si ma vie n’est pas aussi réglée qu’à 17 ans, je maximise l’utilisation de mon temps et j’avance petit à petit sur mes différents projets.
Voici donc mes 10 astuces pour une meilleure organisation et productivité.

1. Savoir dire non et stop

S’il y a quelque chose que j’ai eu du mal à intégrer jusqu’à maintenant c’est qu’être submergé de travail n’aide pas à être productif. Mes erreurs? Dire oui à trop de projets et avoir une to do list beaucoup trop longue. Je vous rassure, mon esprit en surchauffe m’a fait vite comprendre que ça ne pourrait pas continuer longtemps, alors j’ai allégé ma to do list et arrêté de dire oui aux nouveaux projets qui m’éloignaient de mes objectifs.

Si vous persistez à poursuivre trop de lièvres à la fois,vous allez continuer de vous disperser – Jeff Sanders

Au bout de plusieurs heures de travail, c’est normal que votre cerveau n’en puisse plus : il est temps de faire une pause ou de remettre votre travail au lendemain. Comme le dit si bien Jeff Sanders, « nous avons tendance à vouloir tout faire […] mais les journées ne comptent que 24 heures ».

Récap :

• dire non aux nouveaux projets superflus
• avoir une to do list de qualité (vs de quantité)
• savoir s’arrêter de travailler

2. Être ordonné

Difficile d’être organisé quand on n’est pas ordonné, en tout cas c’est ce que j’ai pu remarquer par moi-même 🙂 Un lieu de vie organisé et bien rangé aide à avoir l’esprit plus clair et à travailler plus efficacement. Si ça vous intéresse, je vous propose de lire mon article sur le tri et le rangement.

Le rangement s’applique aussi au virtuel avec des dossiers structurés sur son ordinateur ainsi qu’une boîte mail rangée. Quand vous faites des to do list, ça peut aussi être une bonne idée trier vos missions et de les dispatcher par catégorie ou objectif. J’ai par exemple découpé ma to do list en 4 catégories : blog, association, freelance et divers.

Récap :

• avoir un lieu de vie rangé
• avoir des dossiers et une boîte mail rangés
• découper sa to do list en catégories

3. Gérer son temps

Le gros point noir de la productivité c’est la gestion du temps! Rien de plus compliqué que de bien le gérer et ne pas le laisser filer. Du coup j’ai des petites techniques qui marchent plutôt bien pour moi. Quand je commence à faire une tâche, je met un minuteur et ça me donne une meilleure idée de la façon dont je gère mon temps. Ca me donne aussi un petit coup de boost : si je me dis qu’il me faut 30 minutes pour une tâche, je fais tout pour m’y tenir. Pour gagner du temps, j’essaie de faire certaines choses d’un coup, comme préparer mes repas ou mes tenues de la semaine.

Sur notre to do list il y a souvent des taches qui prennent moins de 5 minutes, et justement c’est l’occasion de les faire et de les rayer enfin de la liste 🙂 Une dernière chose pour bien gérer son temps c’est d’éviter les distractions (réseaux sociaux, youtube, télé, etc) : ça vous fait perdre du temps et surtout ça ne vous fait pas avancer sur vos projets ! Rappelez-vous que chaque jour compte, alors évitez de remettre au lendemain une tâche prévue le jour même.

Récap :

• utiliser un minuteur
• préparer les repas/tenues de la semaine à l’avance
• faire les taches de moins de 5 minutes en 1er 
• éviter les distractions et la procrastination

4. Tout centraliser

Comme je vous le disais dans ma présentation du « moi à 24 ans », j’avais tendance à noter les taches et événements sur des milliers de posts its et to do lists différents. Ce qui m’a aidé à être plus productive c’est de centraliser un maximum de choses (tâches, évènements, documents, mots de passe). Pour les taches et événements, je vous conseille de miser sur un agenda. J’ai reçu il y a quelques jours My agenda, dont vous avez surement entendu parler. Pourquoi j’accroche avec cet agenda? C’est le mixe entre un agenda et un bullet journal, le papier est recyclé et la couv est en faux cuir biodégradable.

Le principe du bullet journal m’attirait particulièrement, mais j’avais la flemme de mettre moi-même mes pages en forme. Je retrouve dans My agenda ce dont j’avais besoin : un calendrier annuel, une page anniversaires, une page objectifs, une carte avec les villes et pays visités, une double page avec la to do list et le trackeur du mois, une double page calendrier du mois, et enfin les pages pour chaque jour de la semaine. 

La to do list du mois me donne une vision d’ensemble des taches que j’ai à faire, le tracker me pousse à faire toujours mieux, le calendrier m’aide à n’oublier aucun événement et enfin je note précisément les choses que j’ai faites et le temps que ça m’a pris dans la partie to do list du jour. Ce que j’aime dans la partie to do list du jour, c’est qu’il y a un petit encart où je peux écrire le bilan de la semaine dont je vous parle dans le point 10. Pour info, My agenda est disponible chez Biocoop en format septembre 2017/2018 et janvier 2018/2019.

Récap :

• tout centraliser et oublier les posts its
• investir dans un agenda (papier ou virtuel)
• avoir un calendrier (papier ou Google calendar)

5. Préparer un programme et des objectifs atteignables

Sans programme il est difficile de bien gérer son temps, alors pour bien gérer mes taches, je pense à un programme de la journée et de la semaine idéale, et je réparti mes taches en fonction de celui-ci. J’ai la fâcheuse habitude de me faire des to do lists longues comme le bras, pourtant je me rend compte que le plus simple reste le mieux : il faut se fixer des objectifs atteignables et ne pas vouloir tout faire le même jour. C’est aussi à ça que servent les priorités : une journée ne compte que 24h, alors à moins d’être ultra productif et d’être la sœur de wonderwoman, on réparti ses taches sur la semaine selon un programme bien défini.

Récap :

• avoir un programme de la journée et de la semaine idéales
• avoir des objectifs atteignables
• se rappeler qu’une journée ne compte que 24h
• prioriser

6. Une tache à la fois

Le multitâche est un mythe, il entrave votre capacité à vous plonger dans un projet – Jeff Sanders

Compliqué pour moi car que je suis du genre à avoir l’esprit qui enchaîne toujours sur quelque chose d’autre. Pourtant je me rend compte qu’en me mettant à fond dans une tache, l’une après l’autre, je suis beaucoup plus productive. Il est difficile de passer d’une tache à une autre, pour revenir à la première, sans avoir à la fin le cerveau en ébullition ! Enfin, j’essaie de consacrer 1h à 1h30 aux taches qui demandent de la concentration, afin d’être plus efficace.

Récap :

• travailler sur une seule tache à la fois 
• terminer une tache avant d’en commencer une autre
• passer au moins 1h sur les gros projets

7. Avoir un tableau de suivi mensuel

J’ai mentionné le tableau de suivi ou trackeur dans le point 4, et je pense que cet « outil » mérite un point à lui tout seul. Le trackeur permet de suivre différentes choses que l’on est censé réaliser tous les jours. Parfois on ne sait pas trop quoi mettre dans un trackeur alors voici un exemple des choses que j’essaie de faire au quotidien : me lever à 7h, boire 1 litre d’eau au réveil, travailler sur le blog, faire du sport, me faire un masque pour les cheveux, éteindre tous les écrans à 21h, faire du oil pulling, boire une infusion le soir et me coucher à 22h. Ce tableau de tracking me pousse à faire les choses que je me suis fixées et c’est un vrai coup de boost quand on j’ai la flemme. Il permet aussi de voir l’évolution de ses bonnes habitudes au cours du mois et de s’améliorer le mois suivant 🙂

8. Être motivé

Le plus dur quand on veut atteindre ses objectifs, c’est de ne pas avoir la motivation. Ca m’arrive souvent et quand je ne suis pas motivée j’ai juste une envie : me plonger sous la couette et lire un bon livre toute la journée. Sauf que ce n’est pas comme ça que je réussi à avancer 😉 Pour être motivé il faut tout d’abord avoir un objectif bien clair et qui nous tient à cœur. Malgré des objectifs clairs et motivants, j’ai parfois envie de laisser le travail de côté pour ne rien faire. Du coup j’essaie de mettre en place des conditions qui me donnent envie de travailler : m’habiller (j’ai rarement la motiv en pyjama), travailler sur mon bureau et non pas sur mon canapé, me mettre dans un endroit lumineux et frais, boire un thé et mettre de la musique qui m’ambiance. Si vous avez du mal à travailler de chez vous, vous pouvez aussi allez à la bibliothèque ou dans un café.

Récap :

• avoir un objectif clair et motivant
• ne pas travailler en pyjama
• travailler sur son bureau, dans endroit lumineux et frais
• travailler en musique avec de quoi boire
• aller à la bibliothèque ou dans un café

9. Prendre soin de la machine

C’est bien de tout donner pour atteindre ses objectifs, mais il y a un moment où il faut savoir ralentir la cadence et prendre soin de la « machine », à savoir nous. Pour être en pleine forme et être productive, je me couche tôt, je bois beaucoup d’eau et je fais du sport. Il est aussi important d’écouter son corps : je ne suis personnellement pas productive le soir après une journée de travail, alors je me couche et me lève tôt pour avancer sur mes projets le matin avant d’aller au travail. Dernier point important : on se repose, on prend du temps pour soi et on fait une pause de travail dans la semaine. Personnellement j’essaie de ne pas travailler le dimanche, ça me permet d’avoir une vraie coupure avant de reprendre la semaine.

Récap :

• bien dormir/se coucher tôt
• faire de l’activité physique
• boire beaucoup d’eau
• écouter son corps, prendre du temps pour soi et se reposer
• faire une coupure dans la semaine

10. Faire le bilan

Il n’y a rien de mieux que l’autoévaluation pour faire des progrès. Après avoir lu le livre de Jeff Sanders j’ai pris l’habitude de faire un bilan des taches effectuées dans la semaine. Ca me permet soit d’être contente de moi, soit de faire tout pour m’améliorer la semaine suivante. J’aime bien le fait de le faire chaque semaine parce que ça me pousse à sortir de ma zone de confort 😉

Bonus : mes applications préférées

Je voulais terminer cet article en vous parlant brièvement de mes applications préférées pour gérer mon temps et mieux m’organiser.

Later et tweetdeck : j’utilise ces applications pour programmer mes posts sur instagram et twitter, ça me permet de gagner du temps.

Wunderlist : une des meilleures applis que je connaisse pour faire des listes! Ce qui est top c’est que Wunderlist est synchro avec votre ordi, vous la retrouvez donc où vous voulez et quand vous voulez.

Google calendar et google drive : étant une utilisatrice de gmail, c’est hyper pratique de pouvoir avoir calendar et le drive synchronisés sur mon portable, pour pouvoir accéder à mes fichiers et à mon emploi du temps quand je veux.

Trello : très pratique si vous êtes quelqu’un de visuel ou que vous devez travailler à plusieurs sur des projets. Sur Trello vous créez vos to do lists, vos notes et vos évènements et il y a un système de couleurs pour les organiser.

Et vous, quelles sont vos astuces pour mieux vous organiser? 🙂